Privacybeleid Chiro ROOSBEEK VZW

Chiro Roosbeek VZW houdt allerhande gegevens van onze leden en hun ouders/voogd bij. Dit doen we om verschillende reden. Hieronder lichten we toe wat we precies met deze gegevens doen en hoe wij ervoor zorgen dat de privacy wordt gegarandeerd.

De leiding van Chiro Roosbeek VZW doet al het mogelijke om alle persoonsgegevens die door ons worden verzameld zo veilig mogelijk te bewaren.

Welke persoonsgegevens worden er verzameld & voor wat kunnen ze worden gebruikt?

In eerste instantie houden we de contactgegevens van de kinderen en van de ouders (of voogd) van deze kinderen bij. Wanneer je je inschrijft vragen we jou om deze gegevens te bevestigen en toestemming te geven dat wij deze bijhouden en gebruiken voor de voorziene doeleinden.

Dit gaat dan over:

• Persoonlijke identiteitsgegevens: naam, voornaam
• Contactgegevens: adres(sen), telefoonnummer(s), mailadres(sen)
• Persoonlijke kenmerken: geslacht/gender, geboortedatum
• Kenmerken eigen aan de Chirowerking: AD-nummer, afdeling, deelname aan de werking, betaling lidgeld, betaling kampinschrijving, functies binnen de groep
• Gezondheidsgegevens: aandoeningen, allergieën, dieetvereisten, …  waar we tijdens de werking rekening mee moeten houden, toestemming om vrij verkrijgbare medicatie toe te dienen

Chiro Roosbeek VZW en Chirojeugd Vlaanderen VZW verwerken persoonsgegevens van leden en hun ouders en/of voogden voor de volgende doeleinden (en op basis van de volgende rechtsgronden) :

• Zodat de verzekeringspartner van Chirojeugd Vlaanderen voldoende op de hoogte kan gesteld worden. (uitvoering overeenkomst)
• Voor het versturen van uitnodigingen, nieuwsbrieven en tijdschriften en om u te informeren over de werking (uitvoering overeenkomst)
• Wanneer we op bivak of op weekend gaan, kan het zijn dat de gemeente of de lokale politie waar we willen vertoeven ons vraagt om een ledenlijst door te sturen. (wettelijke verplichting)
• Voor eigen gebruik om jullie ten volle van dienst te kunnen zijn. Denk maar aan het plannen van huisbezoeken, de verschillende mails en nieuwsbrieven, alsook indien er zich iets voordoet en wij de ouders moeten contacteren.
• Voor archiefdoeleinden (gerechtvaardigd belang).
• Voor het verkrijgen van subsidies en toelagen van de overheid (wettelijke verplichting).

BEVEILIGING VAN DE GEGEVENS

We hebben passende maatregelen genomen om persoonsgegevens te beschermen tegen onrechtmatige verwerking.

Deze gegevens worden bijgehouden in het online Groepsadministratieportaal (GAP) van Chirojeugd Vlaanderen VZW die de veiligheid hiervan waarborgt en worden enkel gebruikt voor de werking van Chiro (aansluiting en verzekering). Hiervoor verwijzen we naar de Privacyverklaring van Chirojeugd Vlaanderen VZW op hun website (https://chiro.be/privacyverklaring-chirojeugd-vlaanderen). Toegang tot dat portaal wordt verleend op basis van een persoonlijke login én specifieke gebruikersrechten. Iedereen met zo’n login draagt er zorg voor dat niemand die kan misbruiken om onrechtmatig toegang te krijgen.

• Iedereen die namens Chiro Roosbeek VZW aan de ledenadministratie kan, houdt zich aan de afspraken die daarover gemaakt zijn binnen de leidingsploeg.
• Gegevens die op papier bijgehouden worden, zoals de medische steekkaarten, houden we bij in een aparte map waar enkel de bevoegde leiding toegang toe heeft.
• Als we bepaalde gegevens digitaal opslaan, bijvoorbeeld in de vorm van een leden- of deelnemerslijst, dan gebeurt dat altijd op zo’n manier dat enkel bevoegde personen er toegang toe kunnen krijgen.
• Voor de nieuwsbrieven werken we met Mailchimp waartoe enkel de verantwoordelijken voor de nieuwsbrief toegang hebben tot het mailadressenbestand. Hiervoor hebben we een privacy overeenkomst met Mailchimp afgesloten.

WAT MET MEDISCHE GEGEVENS?

Vooraleer we op kamp vertrekken vragen we ook telkens om een medische fiche in te vullen. Deze medische fiches zijn eveneens opgesteld volgens de regels van de GDPR.

Deze worden vervolgens verzameld en komen enkel maar terecht bij de Volwassen Begeleider, die op een uiterst zorgzame manier omgaat met deze gegevens. We kunnen deze gegevens eventueel gebruiken indien er iets zou mislopen op het bivak en we bijvoorbeeld een arts of een ziekenhuis moeten bezoeken.

Naast de bovenstaande redenen worden deze gegevens op geen enkele andere manier gebruikt en/of gedeeld met externe partijen!

Na afloop van ieder kamp worden al de medische fiches binnen de maand vernietigd.

Hoe lang worden deze gegevens bijgehouden?

Wij bewaren deze persoonsgegevens minstens voor de duur van het lidmaatschap en zolang het nodig is om te kunnen voldoen aan de bovenstaande doeleinden van deze privacyverklaring, tenzij er een langere bewaartermijn wettelijk vereist (boekhouding) of toegestaan (archiefbeleid) is.

Alle informatie die niet relevant is voor onze Chirowerking wordt een maand na de activiteit verwijderd.

Kan ik mijn data inkijken?

Ja, dat kan zeker! Je kan ons altijd contacteren om de gegevens die wij over jou hebben in te kijken. Ook indien je jouw gegevens wil verwijderen of aanpassen kan je ons altijd contacteren. Dit kan door te mailen naar chiroroosbeek@hotmail.com , waarop wij jou binnen de 30 dagen op een antwoord zullen voorzien.

En wat met foto’s?

Op onze website en facebookaccount worden foto’s gedeeld van de leden en onze werking. Gedurende het Chirojaar en op allerhande evenementen kan Chiro Roosbeek VZW foto’s nemen van haar leden, deelnemers, toeschouwers,… . Deze foto’s dienen dan om te publiceren op haar website en Facebook en in de maandelijkse nieuwsbrief.
Bij de inschrijving kan iedere ouder aangeven aan Chiro Roosbeek VZW dat het publiceren van foto’s van zijn of haar kinderen niet gewenst is.

Klachten

Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens, dan kunt u daarvoor contact opnemen met ons (chiroroosbeek@hotmail.com) of met het aanspreekpunt Privacy van Chirojeugd Vlaanderen ( privacy@chiro.be ).
​U hebt altijd het recht om een klacht in te dienen bij de Privacy commissie. Dat is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacybescherming.

Wijzigingen in ons privacybeleid.

Elke wijziging in ons privacy beleid zal worden aangekondigd in onze maandelijkse nieuwsbrief.

Vragen of meer info?

Zit je nog met vragen over hoe wij met de gegevens van de kinderen en ouders omgaan, of heb je suggesties/tips? Laat het ons zeker weten via chiroroosbeek@holmail.com !